河北省二类医疗器械注册质量管理体系

核查工作规范（暂行）

(征求意见稿)

第一章总则

　　第一条为做好医疗器械注册质量管理体系核查工作，根据《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械注册管理办法》和《体外诊断试剂注册管理办法》等相关规定，制定本规范。

第二条本规范适用于河北省辖区内二类医疗器械首次注册和注册变更中的许可事项变更（产品名称、预期用途变更除外）质量管理体系核查。

第三条注册申请人应当在注册申请受理后10个工作日内向河北省药品监督管理局提交医疗器械注册质量管理体系核查资料（含电子版，具体资料目录见附件1）。注册申请人对所提交资料内容的真实性负责。

鼓励注册申请人在提交注册申请材料的同时提交医疗器械注册质量管理体系核查资料（以下简称申报资料）。

注册变更中的许可事项变更只涉及产品名称、预期用途变更的，注册申请人不需要提交申报资料。

　　第四条省药品监督管理局负责组织对注册申请人提交的申报资料进行资料审查（包括形式审查、内容审查）、选派检查组按照医疗器械生产质量管理规范以及相关附录的要求开展与产品研制、生产有关的质量管理体系现场核查。

在现场核查过程中，应当同时对企业注册检验样品和临床试验用样品的真实性进行核查。重点查阅设计和开发过程实施策划和控制的相关记录、用于样品生产的采购记录、生产记录、检验记录和留样观察记录（如适用）等。

在现场核查过程中，应当同时对注册申请人提交的申报资料与现场核查资料的一致性进行审查，主要内容包括：申报资料中的《注册申请人基本情况表》所含的信息是否与企业实际情况一致；质量管理体系组织机构图是否与企业质量管理体系资料中的图一致；企业平面布置图和生产区域分布图是否与企业布置、生产区域分布现状一致；如有洁净室（区）的，洁净室（区）平面结构及采样点分布图（环境检测报告附页）是否与生产涉及的洁净室（区）分布现状一致：产品生产工艺流程图是否与现场核查资料中的图一致：主要生产和检验设备一览表是否与现场核查的资料及设备现状一致；产品技术要求是否与现场核查资料中的技术要求一致。

第二章工作程序

第五条省药品监督管理局政策法规和行政审批处（以下简称政策法规和行政审批处）负责受理注册申请人提交的申报资料，并对申报资料完整性、规范性进行形式审查。

对申报资料符合形式审查要求的，应当在完成形式审查3日内，将受理材料（含电子版）转送至省药品监督管理局医疗器械注册管理处（以下简称医疗器械注册管理处）；对申报资料不齐全或者不符合法定形式的，应当一次性告知注册申请人需要补正的全部内容，并出具《行政许可申请材料补正告知书》，否则，自收到申报材料之日起即为受理；对申报资料存在可以当场更正的错误，应当允许注册申请人当场更正。

第六条医疗器械注册管理处负责对申报资料进行内容审查，重点审查每个资料的内容是否齐全且符合要求，以及资料之间相关联的内容、数据、图、表等信息是否一致。

对申报资料符合内容审查要求的，应当自收到政策法规和行政审批处转送材料之日起30个工作日内组织完成质量管理体系核查工作。因注册申请人未能提交符合要求的申报资料，导致体系核查不能开展的，所延误的时间不计算在核查工作时限内；对申报资料不符合内容审查要求的，应当告知注册申请人及时补充完善，同时告知检查组在现场核查时予以关注，补充完善的资料也可由现场检查组带回。

第七条省药品监督管理局应根据企业的具体情况、监督检查的情况、本次申请注册产品与既往已通过核查产品生产条件及工艺对比情况，酌情安排现场检查的内容，避免重复检查。

对产品具有相同工作原理、预期用途，并且具有基本相同的结构组成、性能指标、生产工艺、主要原辅材料的，现场检查时，可仅对企业注册检验样品和临床试验用样品的真实性进行核查，重点查阅设计和开发过程实施策划和控制的相关记录、用于样品生产的采购记录、生产记录、检验记录和留样观察记录（如适用）等。

对产品具有相同工作原理、预期用途，并且具有基本相同的结构组成、性能指标、生产工艺、主要原辅材料及注册、临床试验用样品不需要进行检验的，免于现场核查，仅对申报资料进行核查。

第八条检查员选派应遵循公平、公正、回避的原则。

医疗器械注册管理处按照检查员选派原则，在医疗器械检查员库中选派2名以上（含2名）检查员组成检查组，具体审批程序详见《河北省医疗器械注册质量管理体系核查检查员选派审批表》（附件2）。必要时，也可选派医疗器械技术审评等人员参与现场核查（附件3）。

第九条检查组人员确定后，医疗器械注册管理处应书面告知注册申请人（详见附件4），并为检查组出具《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查委派书》（详见附件5）、提供注册申请人提交的申报资料（纸质或电子版）。

第十条检查组组长负责与检查组成员和被核查方的联系、沟通等事宜，应提前组织制定现场核查工作方案（格式详见附件6）、首次和末次现场核查会议签到表（格式详见附件7），做好现场核查各项准备工作；现场核查具体时间确定后，应提前3天告知被核查方。

第十一条检查组组长在首次现场核查会上要宣读工作纪律和监督举报电话，检查人员应在承诺书上签字（格式详见附件8）。

检查人员应严格执行现场核查工作方案、如实做好检查记录（格式详见附件9）。

第十二条检查组应依据《医疗器械生产质量管理规范》及相关附录要求开展医疗器械注册（或注册变更）质量管理体系现场核查工作，并在20个工作日内完成核查任务、出具结论性意见。现场核查完成后3日内将《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查报告》（含电子版，详见附件10）及相关材料（含电子版，包括承诺书、核查工作方案、首次和末次现场核查会议签到表、每位检查人员的现场核查过程记录、现场核查时予以关注内容的补充或修改资料）一并报送医疗器械注册管理处。

第十三条核查结论为整改后复核的，检查组应告知被核查方，限期整改完成后将加盖企业印章的《河北省医疗器械注册质量管理体系复核申请表》（含电子版，详见附件11）及整改落实相关佐证材料（含电子版）报送医疗器械注册管理处备案；同时，将《河北省医疗器械注册质量管理体系复核申请表》（电子版）及整改落实相关佐证材料（电子版）分送检查组人员予以复核。

第十四条检查组可采取资料审查、现场核查、会议联审等形式进行复核，一般应在3个工作日内完成（到现场核查的，在7个工作日内完成）对企业整改落实情况的确认、出具结论性意见，并将复核结果告知被复核方；复核工作完成后 3日内将经被复核方确认盖章的《河北省医疗器械注册质量管理体系复核报告》（含电子版，详见附件12）报送医疗器械注册管理处。

第十五条省药品监督管理局实行医疗器械注册质量管理体系核查报告办公会议审查制度（以下简称办公会议审查），对存在争议或有潜在审批风险（如，检查员现场检查记录、检查组收集的证据资料不能支持现场核查报告评定结果）的现场核查报告（含复核报告）进行审查，并以会议纪要形式出具审查结论。

审查办公会议由医疗器械注册管理处负责组织，省局主管医疗器械的副局长主持会议，参会人员视具体情况由政策法规处和行政审批处、医疗器械监督管理处、省医疗器械技术审评机构、驻省局纪检组监察室等相关单位派员参加。

第十六条医疗器械注册管理处负责除第十五条规定之外的现场核查报告（含复核报告）的审查（即对报告的完整性、规范性进行形式审查）,并出具审查结论（格式详见附件13）。

第三章岗位职责

第十七条资料形式审查具体岗位及职责如下：

1、主审人及职责

（1）责任人：政策法规处和行政审批处负责申报资料受理的工作人员。

（2）具体职责：

1）负责申报资料的受理，对申报资料的完整性、规范性进行形式审查。重点审查内容及要求；申报资料应有所提交资料目录、按目录顺序排列并装订成册；申报材料应齐全、内容完整和清楚，不得涂改；申报资料使用复印件的，复印件应当清晰并与原件一致；申报资料均应加盖注册申请人公章。

2)申请事项属于本部门职权范围，申报资料齐全、符合形式审查要求，或者注册申请人按照要求提交全部补充资料的，应当予以受理，填写《受理通知书》，加盖专用章并注明受理日期。

3)申报资料存在可以当场更正的错误的，应当允许申请人当场更正。

4)申报资料不齐全或者不符合形式审查要求的，应当在5个工作日内一次告知申请人需要补正的全部内容，并出具《补正材料通知书》，逾期不告知的，自收到申报资料之日起即为受理。

5)对申报事项依法不属于本部门职权范围的，应当即时告知申请人不予受理，填写《不予受理通知书》，加盖专用章并注明日期。

6)自受理申请之日起3个工作日内将申报资料转交医疗器械注册管理处。

2、审核人及职责

(1)责任人: 政策法规和行政审批处主要负责人。

(2)具体职责：:对主审意见进行审核，确认形成审查结论，签发申报资料流转单。

第十八条资料内容审查具体岗位及职责如下：

1、主审人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处负责申报资料内容审查的工作人员。

（2）具体职责：

1）负责接收受理大厅转交的申报资料。

2）负责对申报资料进行内容审查，应做到仔细、全面、准确。

3）负责拟定现场核查检查组推荐名单（含检查人员的中途调整），起草《河北省医疗器械注册质量管理体系核查检查员选派审批表》《关于派遣人员参加医疗器械注册前质量管理体系现场核查工作的函》《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查委派书》《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查通知书》等。

4）负责与现场核查检查组组长的沟通、联系，及时将申报资料、现场核查委派书等相关材料转交组长；负责及时将《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查通知书》送达被核查方。

5）负责了解掌握现场核查委托事项的工作进展情况。对《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查委派书》下发10个工作日后仍未开展现场核查的检查组，应通过微信、电话等方式提醒组长及时开展工作，并做好提醒记录。

6）完成与申报资料内容审查及检查员选派相关工作。

2、复核人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处分管医疗器械注册质量管理体系现场核查工作的负责人。

（2）具体职责：对主审人意见进行审查，必要时复核申报资料，并提出复核意见。

3.审核人及职责

(1)责任人:医疗器械注册管理处主要负责人。

(2)具体职责：:对主审意见和复核意见进行审核，确认形成审查结论。

第十九条检查组组长职责：

1）负责提前领取核查资料，以及与检查组成员和被核查方的联系、沟通。

2）负责组织制定并落实现场核查工作方案，组织阅读核查方案和相关资料，了解被核查方状况，明确检查组分工及重点检查项目和检查方法。

3 ）负责组织召开检查组碰头会及现场核查首、末次会议，在首次会议上宣读工作纪律及监督举报电话，组织检查人员在承诺书上签字。

4 ）负责组织现场核查（含注册检验样品和临床试验用样品的真实性核查，以及上报资料与现场核查资料一致性审查），并对检查情况进行评定汇总。组织起草现场核查报告和检查结论的判定。

5）检查过程中，如发现被核查方有违法、违规行为,应组织检查员如实记录，并将相关情况报告医疗器械注册管理处。

6）负责组织对检查缺陷项产生异议且不能达成共识的内容予以记录，经检查组全体成员及企业主要负责人双方签字确认后，与现场核查报告等有关资料一并送交医疗器械注册管理处。

7）应充分听取组员意见，及时掌握检查情况，掌控现场核查程序和进度，体现集体智慧和民主集中的原则，保证核查工作质量。

8）负责在现场核查工作结束后3日内将现场核查报告及相关材料一并送交医疗器械注册管理处。

9）负责组织对被核查方整改落实情况进行评定汇总，起草复核报告和复核结论的判定，并按第十四条规定的时限将复核报告及相关佐证材料一并送交医疗器械注册管理处。

第二十条检查员职责

1） 服从检查组组长的统一领导，按照检查组分工及重点检查项目和检查方法进行检查。

2）按照《医疗器械生产质量管理规范》及相关附录要求准确、全面地对企业进行现场核查（含注册检验样品和临床试验用样品的真实性核查、上报资料与现场核查资料一致性审查），规范填写现场核查过程记录。应按照任务分工和本次核查适用的现场检查指导原则条款，逐条进行记录，重点对发现的问题进行客观、全面、详细的表述。

3）对检查缺陷或发现的问题，按照客观公正和实事求是的原则进行判定，要做到事实清晰，证据确凿。同时，与企业沟通并得到确认，检查情况及时与组长沟通。

4）现场核查结束后，配合组长对本人所负责核查的项目进行情况汇总。

5) 负责对被复核方涉及本人所负责核查项目的整改落实情况进行评定，并在复核报告中确认签字；配合组长对本人所负责核查的项目进行情况汇总。

6）完成组长交办的其他事项。

第二十一条现场核查报告（含复核报告）的审查包括办公会议审查、一般性审查，具体岗位职责如下：

（一）办公会议审查

1、筹备人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处工作人员及分管负责人、主要负责人。

（2）具体职责：

1）工作人员依据第十五条相关规定，提出召开现场核查报告（含复核报告）的审查办公会议的建议，并起草会议方案、会议通知（会议议程）等，负责会议资料的印制、发放等会议筹备工作。

2）分管负责人对会议方案、会议通知（会议议程）等进行复核，提出复核意见。

3）主要负责人对工作人员及分管负责人意见进行审核，确认会议审查事项、会议议程等安排的规范性、科学性。

2、主审人及职责

（1）责任人：参加现场核查报告（含复核报告）的审查办公会议的参会人员（会务工作人员除外）

（2）具体职责：

1）按照会议通知要求准时参会，及时阅读会议资料，全面掌握会议审查事项内容。

2）负责对会议审查事项涉及的现场核查报告（含复核报告）的形式审查，并提出本人审查意见。

3）完成主持人交办的相关事项。

3、审核人及职责

（1）责任人：主持召开现场核查报告（含复核报告）审查办公会议的主持人。

（2）具体职责：

1）依据第十五条相关规定，主持召开现场核查报告（含复核报告）的审查办公会议。

2）负责会议议程的实施。应充分听取参会人员意见，掌控会议程序和进度，体现集体智慧和民主集中的原则，保证审查工作质量。

3）负责组织对现场核查报告（含复核报告）形式审查意见的评定汇总、以会议纪要形式出具审查结论。

（二）一般性审查

1、主审人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处负责现场核查的工作人员。

（2）具体职责：对检查组出具的现场核查报告（含复核报告）进行审查（即，对报告的完整性、规范性进行形式审查）、出具审查意见，并负责起草注册质量管理体系核查报告（格式详见附件13）。

2、复核人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处分管现场核查工作的负责人。

（2）具体职责：对主审人意见进行复核，提出复核意见。

3、审核人及职责

（1）责任人：医疗器械注册管理处主要负责人。

（2）具体职责：对主审人意见和复核人意见进行复核，确认现场核查报告（含复核报告）形式审查结论。

第四章纪律要求

第二十二条现场核查期间，检查人员应当做到遵纪守法、廉洁正派、坚持原则，并严格遵守以下廉政纪律：

1）不准收受被核查方或利益关系人的礼品、礼金和各种有价证券。

2）不准参加被核查方或利益关系人安排的宴请、经营性娱乐、健身、旅游等活动。

3）不利用检查工作便利为个人和他人谋取不正当利益。

4）严格执行省市有关食宿标准规定。检查员赴外地进行现场核查，应于核查开始的前一天抵达被核查方所在地，核查任务完成后应最晚于次日离开。检查期间或检查任务完成后返回途中，不得擅自转程到与本次现场核查任务无关的地方。

5）不得从事任何有损河北省药品监督管理局名誉和利益的活动。

第二十三条检查人员不得以任何理由与企业相关人员进行现场核查工作无关的接触。涉及企业资料补充和问题整改方面的咨询、核查（含复核）内容的确认等，检查人员应采取电话、微信、邮件方式与企业进行沟通、联系。

检查人员应严格执行现场核查工作程序及要求，不得擅离职守或擅自缩减检查内容、过程和时间，如有特殊情况不能参加现场核查的，需报省药品监督管理局重新选派检查员，不得擅自私下调整。

检查人员应如实上报检查结果，对相关情况不隐瞒、不漏报。

第二十四条检查人员对被核查方提供的技术资料负保密责任，除提交省药品监督管理局的证据资料外，不得拷贝、复印、带走被核查方其它技术资料，不得泄露在检查过程中获得的被检查企业相关信息。

第二十五条检查组实行组长负责制，检查组成员不得超越权限进行检查，未经组长许可不得擅自调整分工，检查情况应及时与组长沟通。

第二十六条驻省局纪检组可采取跟踪检查、随机抽查、调研回访等监督检查方式，对现场核查工作进行全程监督。

第二十七条检查组在现场核查期间发生违纪问题，一经查实，对相关检查人员依纪依法进行处置，本次现场核查结果视为无效。

第五章附则

第二十八条本规范由河北省药品监督管理局负责解释。

第二十九条本规范自印发之日起施行。

附件1

注册申请人需提交医疗器械注册质量管理体系核查材料目录

注册申请人应当在注册申请受理后10个工作日内向河北省药品监督管理局提交医疗器械注册质量管理体系核查资料，所提交资料项目目录：

一、注册申请人基本情况表；

二、注册申请人组织机构图；

三、企业总平面布置图、生产区域分布图；

四、如生产过程有净化要求的应提供有资质的检测机构出具的环境检测报告（附平面布局图）复印件；

五、产品生产工艺流程图，应标明主要控制点与项目及主要原材料、采购件的来源及质量控制方法；

六、主要生产设备和检验设备（包括进货检验、过程检验、出厂的最终检验相关设备；如需净化生产的，还应提供环境监测设备）目录；

七、企业质量管理体系自查报告；

八、拟核查产品与既往已通过核查产品在生产条件、生产工艺等方面的对比说明（如适用），申请原有产品增加规格型号或者变更生产工艺的，需提交变更前后对比说明。

九、部分注册申报资料的复印件：

（一）医疗器械（不包括体外诊断试剂）：研究资料、产品技术要求、注册检验报告、临床试验报告（如有）、医疗器械安全有效基本要求清单。

（二）体外诊断试剂：主要生产工艺及反应体系的研究资料（第三类体外诊断试剂）、产品技术要求、注册检验报告、临床试验报告（如有）。

十、企业主要人员学历资质及身份证复印件。凡申请企业申报材料时，办理人员不是法定代表人或负责人本人，企业应当提交《授权委托书》。

附表

注册申请人基本情况表

注册申请人：（盖章）

住所：

生产地址：

注册受理号：受理日期：

填写日期：        年    月    日

填写说明

一、注册申请人必须按照要求如实填写，并对所填写内容的真实性负责。

二、注册申请人应当在封面加盖公章。

三、“产品基本情况”按照每一个产品或者每一个注册申请单元单独填写。

四、“质量管理文件目录”是指与所申请核查的产品适用的质量管理体系程序文件。

一、企业承诺书

本企业按照相关要求建立了质量管理体系并通过管理评审证实，随时可以接受质量管理体系的检查。

本企业承诺：保证所有资料都是真实的，并承担任何因失实引起的法律后果。

（注册申请人名称）

（法定代表人签字）

年月日

（注册申请人盖章）

二、注册申请人基本情况

三、产品基本情况

四、企业质量管理文件目录

附件2

河北省医疗器械注册质量管理体系核查检查员选派审批表

编号：〔〕检查员审批第号

附件3

河北省药品监督管理局医疗器械注册管理处

关于派遣人员参加医疗器械注册前质量管理体系现场核查工作的函

〔〕检查员选派函第号

xxx（单位或处室名称）：

我处拟于x年x月x日至x年x月x日期间，组织对xxx公司xx产品进行医疗器械注册前质量管理体系核查工作（现场核查一般2天以上，不包括往返路途时间）。拟邀请你单位（处室）xxx或xxx参加此次质量管理体系现场核查工作，请予以支持。

上述人员如有特殊原因不能参加现场核查工作的，请你单位自接到本函之日起3日内，将书面说明反馈我处。

联系人：

联系电话（传真）：

河北省药品监督管理局医疗器械注册管理处

年月日

附件4

〔〕体系核查通知第号

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查通知书

xxxxxxx：

根据《医疗器械生产质量管理规范》等有关规定，经对你单位提交的医疗器械注册质量管理体系核查申请的相关内容和资料进行审核、受理，决定于年月日前派检查组（由2名以上检查员组成）赴现场对你单位在位于xxx地址生产的规格型号为xxx的xxx产品进行医疗器械注册前质量管理体系核查。届时，企业负责人、管理者代表和质量管理、生产、采购、技术（研发）部门负责人及检验人员须出席核查现场，请做好与配合检查相关的各项准备工作。具体检查时间由检查组提前3日同企业沟通确定。

特此通知。

联系人：

联系电话：

河北省药品监督管理局医疗器械注册管理处

年月日

附件5

〔〕检查员委派书第号

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查委派书

xxx，xxx，xxx：

经研究，委派你们组成现场检查组，xxx同志任组长。依据医疗器械生产质量管理规范及附录等，对xxx公司在位于xxx地址生产的规格型号为xxx的xxx产品进行医疗器械注册（或注册变更）前质量管理体系现场核查。请于20个工作日内完成核查任务、出具结论性意见，且在现场核查完成后3日内将《河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查报告》及相关材料（包括承诺书，核查工作方案，首次和末次现场核查会议签到表，每位检查人员的现场核查过程记录，现场核查予以关注内容的补充或修改资料）一并报送省药品监督管理局医疗器械注册管理处。

如需企业整改后复核的，检查组应按以下程序及要求完成复核工作：一是告知被核查方，限期整改完成后将加盖企业印章的《河北省医疗器械注册质量管理体系复查企业申请表》（详见附件1）及整改落实相关佐证材料报送省药品监督管理局医疗器械注册管理处备案；同时，将《河北省医疗器械注册质量管理体系复查企业申请表》及整改落实相关佐证材料(电子版)分送检查组人员予以复查。二是检查组可采取资料审查、现场核查、专题会议审核等形式进行复核，一般应在3个工作日内（涉及现场核查的，在7个工作日内）完成对企业整改落实情况的确认、出具结论性意见，并将复核结果告知被复核方。三是复核工作完成后，检查组应在2日内将经被复核方确认盖章的《河北省医疗器械注册质量管理体系复核报告》报送省药品监督管理局医疗器械注册管理处。

检查组人员必须遵守检查工作纪律，如有特殊原因无法参加现场核查的，需上报省药品监督管理局重新选派检查员，不得私自调整。检查组组长负责与检查组成员和被核查方的联络、沟通事宜，并在现场核查时向被核查方出示本委派书。

附件1、河北省医疗器械注册质量管理体系复核申请表

     2、河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查通知书

3、检查组在现场核查时应予以关注的内容（□有□无）

被核查方联系人：xxx     联系电话：xxxxx

河北省药品监督管理局医疗器械注册管理处

年月日

附件6

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查工作方案

编制日期：年月日编制人：

附件7

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查会议签到表

附件8

承诺书

一、检查人员承诺事项：

1、没有与被检查企业发生直接的行政、经济、商务及其他利益关系；

2、以客观、公正和科学、严谨的态度从事检查工作；以事实为依据，不徇私舞弊；

3、不泄露在检查过程中获得的被检查企业相关信息；

4、严格按照检查程序实施检查，不擅离职守或擅自缩减检查内容、过程和时间；

5、如实上报检查结果，对相关情况不隐瞒、不漏报；

6、不利用检查工作便利为个人和他人谋取不正当利益；

7不接受被检查方赠送的礼品、有价证券和安排的宴请等活动；

8、如违反检查工作的有关要求、规定及本承诺中的内容，自愿接受相关规定做出的处罚。

二、承诺人签名：

三、基本概况：

1、被检查企业名称：

2、检查覆盖的生产地址：

3、检查覆盖的产品名称及规格型号：                  

4、检查类型：□质量管理体系核查   □质量管理体系复核  

5、检查日期：   年 月 日至    年  月  日

四、监督举报电话：

附件9

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查过程记录

被检查企业名称：记录人：

附件10

河北省医疗器械注册质量管理体系现场核查报告

附件11             河北省医疗器械注册质量管理体系复核申请表

附件12

河北省医疗器械注册质量管理体系复核报告